Kancelářský řád

I.
Preambule

SMÍRČÍ A ROZHODČÍ SPOLEČNOST s.r.o. (dále jen „Společnost“) po stránce organizační, administrativní, ekonomické  a technické zajišťuje činnost rozhodců, kteří jsou zapsaní v Seznamu rozhodců (dále jen „Seznam“), který vede Společnost v souvislosti s činností těchto osob jako rozhodců podle zák. č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o rozhodčím řízení“).

II.
Kancelář

1. Zřizuje se Kancelář Společnosti (dále jen „Kancelář“) k zajištění činnosti společnosti.
2. Kancelář řídí, kontroluje a za její řádný provoz odpovídá Tajemník.
3. Tajemník je ze své funkce odpovědný jednateli (nebo Valné hromadě) Společnosti.Tajemník  vykonává  zejména tyto činnosti:
1. vede evidenci jednotlivých spisů,
2. po doručení žaloby přidělí věci spisovou značku,
3. vyzývá účastníky řízení k úhradě poplatků za rozhodčí řízení a vede veškerou evidenci spojenou s povinností úhrady poplatků za rozhodčí řízení,
4. vykonává další činnost vyplývající z činnosti Společnosti.
4. Pro zajištění agendy  jednotlivých sporů lze zřídit funkci Asistenta Tajemníka (dále jen „Asistent“), kterého může Tajemník pověřit prováděním jednotlivých úkonů, které jsou předmětem činnosti Tajemníka. O zřízení funkce Asistenta rozhoduje Tajemník.

III.
Zahájení řízení

1. Doručení rozhodčí žaloby oznámí Tajemník Správci Seznamu, který musí ze Seznamu Rozhodců vybrat a určit Rozhodce, který spor projedná a rozhodne. Společnost uzavře s určeným  Rozhodcem smlouvu, ve které musí být stanovena odměna rozhodce, jejíž výši určí Správce Seznamu.
2. V případě, že účastník řízení neuhradí poplatek dle Poplatkového řádu již při samotném podání rozhodčí žaloby, vyzve Tajemník takového účastníka k úhradě poplatku. Ve výzvě musí být uvedena výše poplatku dle Poplatkového řádu a stanovena lhůta k jeho úhradě do 15 dnů. Obdobným způsobem postupuje Tajemník i v případě, že účastník uhradí nižší výši poplatku než stanovuje Poplatkový řád.
3. Úhradu poplatku účastníkem řízení Tajemník neprodleně oznámí určenému Rozhodci.

IV.
Informační tabule

1. Společnost  zřídí a umístí na viditelném místě u vchodu do své kanceláře informační tabuli.
2. Informační tabule  může obsahovat zejména údaje o úředních hodinách, informace pro veřejnost, a slouží zejména k vyvěšování rozhodnutí.

V.
Razítka

1. Otiskem razítka se opatří listiny, které mají povahu rozhodnutí. Razítko obsahuje označení Společnosti.
2. Podací razítko obsahuje označení Společnosti, datum, hodinu a minutu, kdy bylo podání Společnosti doručeno, údaj o počtu stejnopisů a příloh. Pokud je příloh více než deset listů, označí se přílohy značkou „Sv“ (tj. svazek). Pokud tvoří přílohu spis nebo několik spisů, označí se takové přílohy slovem „Spis“, „Dva spisy“ atd.
3. V případech, kdy pro listinu není předepsaný otisk razítka, opatří se listina otiskem obdélníkového razítka. Razítko musí obsahovat označení Společnosti.
4. Razítko k vyznačení doložky právní moci obsahuje označení Společnosti, datum vyznačení právní moci, datum nabytí právní moci a datum vykonatelnosti.
5. Společnost může vyhotovit a používat i další speciální razítka. Takovými razítky se označuje např. stejnopis, opis či příloha spisů, oběh spisů, zaslání telefaxové zprávy nebo dopisu apod.

VI.
Příjem peněz

1. V hotovosti lze přijmout částku pouze do limitu dle zák. č. 254/2004 Sb., v platném znění, ve výši 15 000,- EUR (popř. ekvivalent v Kč). Platby nad tuto částku je nutno uhradit bezhotovostním převodem na účet Společnosti č. ú. 5911499001/5500, vedený u Raiffeisenbank, a. s. Do stanoveného limitu se započítávají všechny platby v české i cizí měně, provedené týmž poskytovatelem témuž příjemci v průběhu jednoho kalendářního dne.
2. Zásilky, jejichž součástí jsou hotové peníze, opatří Tajemník, případně pověřený Asistent  Tajemníka, spolu  s podacím razítkem také údajem o výši částky, druhu měny a svým podpisem. Vpřípadě, že jsou hotové peníze součástí poštovní zásilky, opatří ji pověřený zaměstnanec spolu s podacím razítkem také údajem o výši částky, druhu měny a svým podpisem.

VII.
Podepisování listin

1. Na listinu, kterou podepisuje rozhodce, a na níž  musí být vyznačeno jméno, příjmení a akademický titul rozhodce, se připojí otisk razítka.
2. Není-li výslovně předepsáno, že stejnopis (opis) má být podepsán tím, kdo rozhodnutí vydal, připojí se na konci po pravé straně jméno, příjmení (s uvedením případného akademického titulu nebo vědecké hodnosti) a funkce toho, kdo písemnost podepsal, se zkratkou „v. r.”. Po levé straně se připojí doložka „Za správnost vyhotovení:” s uvedením jména a podpisu pověřené osoby.

VIII.
Protokol z ústního jednání

1. Z ústního jednání se pořizuje protokol, který je hlasitě diktován a zapisuje se za použití počítače, psacího stroje nebo jiného technického zařízení.
2. Protokol musí obsahovat všechny podstatné skutečnosti, které, byly při ústním jednání uvedeny, označení projednávané věci a označení všech přítomných osob. Uvede se v něm podstatný obsah výpovědí, dále pak zejména označení přítomných účastníků, označení projednávané věci. V protokolu se zaznamená i stanovisko účastníků k obsahu protokolu.
3. Po skončení ústního jednání je protokol vytištěn a předložen účastníkům.
4. Protokol podepisuje Rozhodce a zapisovatel.
5. Pokud není možné z ústního jednání zajistit protokol přímo, lze ústní jednání zaznamenat pomocí záznamové techniky a následně pořídit z takovéhoto záznamu formou jeho přepisu protokol. V takovém případě se uvede na konci takto přepsaného protokolu, že protokol byl vyhotoven tímto způsobem a uvede se zde jméno a příjmení pracovníka, který protokol podle záznamu přepsal. Protokol podepíše Rozhodce a pracovník, který protokol přepsal.

IX.
Přijímání a odesílání písemných podání

1. Písemná podání adresovaná Společnosti se přijímají na její adrese každý pracovní den.
2. Písemná podání adresovaná Společnosti přijímá Tajemník nebo jím pověřená osoba. Pokud písemnosti převezme pověřená osoba, je povinna je ihned odevzdat Tajemníkovi.
3. K žádosti podatele potvrdí Tajemník nebo pověřená osoba přijetí podání otiskem podacího razítka na stejnopisu podání.
4. Přijetí písemnosti nesmí být odmítnuto a již přijaté písemnosti nesmějí být vydány zpět a to ani osobě, od které byly přijaty. Písemnosti, které nejsou adresovány Společnosti, Rozhodci nebo jinému zaměstnanci Společnosti, nelze přijmout.
5. Doručené písemnosti týkající se činnosti Společnosti  a vrácené nedoručené zásilky je třeba opatřit otiskem podacího razítka a datem, hodinou a minutou, kdy byla písemnost Společnosti doručena nebo nedoručená zásilka vrácena. Doručené písemnosti je nutno dále opatřit údaji o počtu jejich vyhotovení a příloh a případně i o způsobu doručení. Otiskem podacího razítka se opatří také všechny stejnopisy podání.
6. Tajemník je povinen zařídit vypravení písemností určených k přepravě nejpozději následující den poté, co mu byly předány Rozhodcem. Rozhodce zároveň určí  jakým způsobem mají být písemnosti doručovány.
7. Tajemník vede knihu odeslané pošty, v které se zapisují zásilky odevzdané k přepravě, označené spisovou značkou, jménem účastníka jemuž je doručováno a poznámkou o druhu doručované písemnosti.
8. Tajemník dále vede i knihu přijatých žalob, ve které jsou evidovány veškeré doručované žaloby.

X.
Písemnosti

1. Veškeré písemnosti  musí být čitelné, bez chyb a zkratek, které nejsou všeobecně známé. V písemnostech  nelze přepisovat, vpisovat, škrtat a zatírat. Opravu zřejmých nesprávností a chyb v psaní nebo v počtech v písemnosti lze provést pouze tak, že zůstane čitelný původní text, který se přeškrtne a oprava se provede buď nad nebo za původním textem. O tom, kdo provedl opravu, se provede na písemnosti záznam „Opravu provedl”, uvede se datum, záznam podepíše osoba, která opravu provedla a opatří se razítkem, pokud jde o opravu písemnosti, která byla razítkem opatřena. Tímto postupem nelze opravit listiny, které mají povahu rozhodnutí v rozhodčím řízení.
2. Písemnosti musí být napsané černou nebo modrou barvou, pomocí počítače, psacího stroje nebo jiným mechanickým způsobem.
3. Číslo jednací se vyznačí na horní pravé straně listu.
4. Prvopisem listiny je také kopie listiny, jsou-li na ní podpisy a otisky razítek v originálu.
5. Prvopisy listin je nutno vyhotovit v takovém počtu, aby byl prvopis listiny doručen každému, komu je nutno ji doručit, přičemž jeden prvopis musí být založen do spisu.
6. Stejnopisy listin musí mít stejný formát jako prvopis.
7. Stejnopisy písemných vyhotovení rozhodčích nálezů se pořizují nejméně v takovém počtu, aby mohly být doručeny v jednom vyhotovení každému účastníku řízení a v jednom vyhotovení byly součástí rozhodčího spisu. Všechny stejnopisy písemného vyhotovení rozhodčího nálezu musí být opatřeny podpisem Rozhodce.
8. Rozhodčí nálezy o více listech se sešijí nebo spojí jiným vhodným způsobem a opatří přelepkou s razítkem rozhodce.
9. Doložka právní moci se připojí na žádost účastníka na stejnopis rozhodnutí jím předloženého a na stejnopis rozhodnutí, které je součástí rozhodčího spisu. Doložka se opatří podpisem Tajemníka, případně jím pověřeného zaměstnance, s datem, kdy rozhodnutí nabylo právní moci,datem připojení doložky a razítkem a podpisem rozhodce. Obdobně se postupuje při vyznačení doložky vykonatelnosti.

XI.
Vedení spisů

1. Všechny písemnosti, které se vztahují ke stejné věci (podání, listiny, zápisy, záznamy, rozhodnutí apod.) tvoří spis. Spis lze vést i v elektronické podobě.
2. Každý spis se ukládá do samostatného spisového obalu.
3. Na spisovém obalu, v němž je uložen spis, musí být uvedena spisová značka (vpravo nahoře) a označení účastníků řízení.
4. Poškozené spisové obaly se překryjí novými, na které se znovu uvedou všechny údaje podle odst. 3.
5. Každý spis, který je dle tohoto Kancelářského řádu předmětem evidence v rejstříku, který se zakládá pro každý kalendářní rok,  dostane spisovou značku. Spisová značka se skládá z čísla spisu podle pořadí nápadu v daném roce a z posledního dvojčíslí kalendářního roku uvedeného za lomítkem.
6. Jednotlivé písemnosti, včetně plných mocí, se do spisu zakládají chronologicky a při jejich založení se označí spisovou značkou a číslem listu, a to zpravidla v pravém horním rohu. Doručenky, nedoručené písemnosti v obálkách a dále takové přílohy spisu, které je třeba po skončení věci odeslat nebo vrátit účastníkům, se neoznačují podle věty první.
7. Pokud je v textu listiny uvedená spisová značka, postačí označit písemnost zařazenou do spisu pouze číslem listu.
8. Obsahuje-li písemnost více listů, označí se tato písemnost číslem jednacím jen na prvním listu.
9. Číslem jednacím se označí všechny písemnosti, které mají být odeslány, a také obálky a doručenky.
10. Pro rychlejší orientaci ve spisu se do spisu před první stranu vkládá spisový přehled. Do něj se zapisují všechna čísla listů písemností a jejich zkrácený název nebo obsah, které se do spisu zakládají. Zápis do spisového přehledu se provádí zpravidla v okamžiku založení písemnosti do spisu.
11. Doručenka se připevní k listu doručené listiny. Doručuje-li se jednou doručenkou více listin, připevní se doručenka na list spisu, na němž je poslední písemnost, k níž se doručenka vztahuje. V takovém případě musí být na doručence uvedeny číslem jednacím všechny společně doručované listiny. Na předchozích listinách se poznamená, ke kterému číslu listu je doručenka připevněná.
12. Přílohy spisu tvoří listiny a spisy, které nezůstávají ve spisu a po skončení věci se vrací tomu, kdo je předložil.  Přílohy se označí číslem jednacím listiny, ke které byly přiložené. Přílohy předložené žalobcem se dále označí velkými písmeny v abecedním pořadí a přílohy předložené žalovaným arabskými číslicemi, začínající jedničkou. Z důvodu větší přehlednosti lze přílohy vložit do přílohové obálky, která se založí do spisu a označí číslem jednacím. Přílohy se označí obyčejnou tužkou.  Po skončení řízení ve věci se přílohy vrátí těm, kteří je předložili. Jiným osobám lze přílohy vrátit pouze pokud s tím ten, kdo přílohu předložil, souhlasí. O vrácení přílohy se ve spisu učiní záznam.
13. Spisy, které byly zcela nebo zčásti zničeny nebo se ztratily, rekonstruuje na návrh nebo bez návrhu, podle následujících pravidel  Tajemník.  Zajistí ověřené opisy stejnopisů rozhodnutí nebo jiných listin, které má sám k dispozici. Na opis připojí doložku, že opis nahrazuje zničenou nebo ztracenou listinu. Pokud nemá potřebné listiny k dispozici, může uložit účastníkům, jejich zástupcům nebo třetím osobám, aby je předložili a po pořízení ověřených opisů listiny vrátí. O rekonstrukci spisu se pořizuje Protokol, kterým se zároveň nahrazují listiny a jiná podání, protokoly o jednání a přílohy. Protokol o rekonstrukci se po jejím skončení doručuje účastníkům řízení.
14. Vyřízené spisy ukládá Společnost v číselném pořadí podle rejstříků v místnosti k tomu vyhrazené.